FAQ - Appui aux futurs OF

• Je dispense ou souhaite dispenser des formations, dois-je déclarer mon activité ? 

Tout professionnel réalisant des formations dans le cadre de la formation professionnelle continue a l'obligation de déclarer son activité. Cette activité de formation est réglementée par le code du travail, qu’elle soit exercée à titre principal ou accessoire. Seule l’activité relevant de la formation professionnelle continue doit faire l’objet d’une déclaration d’activité. La formation initiale, ou dispensée dans le cadre de loisirs ou ne poursuivant pas un objectif professionnalisant, n’a pas à être déclarée. 

• Qu'est-ce que la formation professionnelle continue ?  

La formation professionnelle continue permet de se former tout au long de son parcours professionnel afin de développer ses compétences, accéder à l’emploi, s’y maintenir ou encore se reconvertir. Elle est un outil accessible à tous les actifs : salariés, indépendants, chefs d’entreprise, personnes en recherche d'emploi ou insérées sur le marché du travail. Elle se distingue de la formation initiale en s’adressant aux adultes et aux jeunes déjà engagés dans la vie active ou sur le point de l’intégrer.

• Quelles sont les actions de formation qui entrent dans le champ de la formation professionnelle continue ?  

Le code du travail recense quatre actions de formation professionnelle concourant au développement des compétences (article L6313-1) :

1. les actions de formation ;
2. les bilans de compétences ;
3. les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience ;
4. les actions de formation par apprentissage.
   

• Qu’est-ce qu’un prestataire de formation ?  

Est considéré comme prestataire de formation toute personne qui propose des actions concourant au développement des compétences et ce quel que soit son statut juridique : personne physique ou morale, de droit privé ou public, société, association entreprise individuelle ou micro-entreprise...
Il peut s’agir d’un organisme de formation avec une entité structurée qui organise et vend des prestations de formation professionnelle ou bien encore une personne physique. Attention, le formateur salarié d’un organisme de formation, à titre permanent ou occasionnel, n’est pas considéré comme un prestataire de formation au sens de la réglementation et ne doit pas procéder à la déclaration de son activité.

• Qu'est-ce qu'une action de formation au sens du code du travail (hors bilan de compétence, VAE et apprentissage) ? 

C’est un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. Il vise l'acquisition de compétences professionnelles afin d'améliorer l'employabilité et l'adaptabilité des individus. Ce parcours pédagogique doit être structuré (objectifs, contenu, durée, modalités d'évaluation...) et documenté (contrat, programme de formation, feuille d'émargement...). Il nécessite l’existence de moyens techniques et humains et de ressources pédagogiques adaptés et peut être réalisé selon différentes modalités : en présentiel, à distance, en alternance, en situation de travail (AFEST)… 

• Qu'est ce qui, par exemple, n'est pas une action de formation au sens du code du travail ? 

Cette liste d'exemples est non exhaustive :
   - une formation sans objectif professionnel;
   - une formation sans progression pédagogique;
   - une formation sans dispositif d’évaluation;
   - une formation destinée à un public autre que celui de la formation professionnelle : des jeunes en formation initiale (hormis les alternants titulaires d'un contrat de travail), des retraités...;
   - une séance d’information, une action de sensibilisation…;
   - une prestation de conseil, d’audit, de supervision, de coaching…;
   - une prestation à des particuliers dans leurs activités et sur leur temps de loisirs.

• Mon activité de formation rentre-t-elle dans le périmètre des actions de formation concourant au développement des compétences ?  

Avant même de faire les démarches administratives visant à la déclaration d’une activité de formation, il est indispensable de questionner le périmètre de l'activité de formation, le public visé et les objectifs fixés au regard de la réglementation du code du travail.

• Mes actions de formation concourrent au développement des compétences, ai-je l'obligation de me déclarer ?

Si les actions de formation rentrent dans le périmètre de la formation professionnelle continue, le prestataire de formation a l'obligation de déclarer son activité auprès du préfet de région compétent afin d'obtenir un numéro de déclaration d'activité (NDA) (article L6353-1 du code du travail).

• Si je ne déclare pas mon activité, que se passe-t-il ?  

Il est interdit de vendre des formations à finalité professionnelle sans un numéro de déclaration d'activité. Toute infraction à cette disposition est passible de sanctions pénales : une amende de 4 500 € qui peut être assortie d'une interdiction temporaire ou définitive d’exercer l’activité de dirigeant d’un organisme de formation.

• Dois-je au préalable être enregistré sur le guichet des formalités des entreprises ?

Le formateur ou l'organisme de formation doit être préalablement immatriculé en tant qu'entreprise sur le Registre national des entreprises (RNE). Cette démarche s'effectue auprès du Guichet Unique des formalités des entreprises dématérialisé. Elle concerne tous les entrepreneurs et les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité et permet d'obtenir un numéro de SIRET/SIREN.

• Dois-je au préalable avoir contractualisé ou réalisé une action de formation ?  

La réalisation d’une action de formation professionnelle est indispensable car c'est elle qui induit l’obligation de déclaration. Cette première contractualisation servira de base et de point de départ pour faire les démarches déclaratives.

Il peut s'agir :

   - une convention de formation professionnelle;
   - un contrat de formation professionnelle;
   - un contrat de sous-traitance ou de prestation de service conclu avec un organisme de formation disposant d’un NDA;
   - un contrat d’apprentissage.

La mention  « déclaration d’activité en cours auprès de la DREETS de Nouvelle-Aquitaine » peut être inscrite sur ce premier contrat.

• Je suis auto-entrepreneur, dois-je déclarer mon activité de formation ?  

Quelle que soit la forme juridique de l’organisme (société, entreprise individuelle, micro-entreprise), l’activité de prestataire de formation doit être déclarée auprès des services compétents. Il n’existe pas de cas d’exonération à raison du statut juridique de l’organisme.

• Je suis formateur sous-traitant d'un organisme de formation, dois-je déclarer mon activité de formation ?

La déclaration d’activité est obligatoire pour toute personne qui exerce une activité de formation professionnelle, y compris en sous-traitance d’un organisme de formation déjà déclaré (le donneur d’ordre). La déclaration d'activité est obligatoire dans la mesure où le formateur (le sous-traitant) apporte son concours technique ou pédagogique à la réalisation d’actions de formation, et ce, même s'il n'a pas conclu directement de convention ou de contrat de formation. Le donneur d'ordre doit s'assurer que le sous-traitant dispose d'un NDA.

• Je suis formateur salarié d'un organisme de formation, dois-je déclarer mon activité de formation ?  

La déclaration d'activité n'est pas nécessaire pour un formateur salarié d’un organisme de formation, à titre permanent ou occasionnel. Le numéro de déclaration d’activité utilisé est celui de l'organisme de formation employeur.

• Je suis dirigeant d'une entreprise et je forme mes salariés en interne, dois-je déclarer mon activité ?

L'employeur qui dispense en interne de la formation et uniquement pour ses propres salariés n'est pas concerné par cette obligation de déclaration, sauf les CFA d’entreprise.

• Je suis établi à l’étranger, dois-je déclarer mon activité ? 

L'organisme de formation établi à l’étranger a l’obligation de déclarer son activité de prestataire de formation auprès du préfet de région compétent, à raison du domicile du représentant légal désigné et immatriculé en France. 

Cette obligation de déclaration d'activité ne concerne pas les organismes dont le siège social est situé dans un autre Etat européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français.

• Auprès de quelle administration dois-je déclarer mon activité de formation ?  

La déclaration d'activité (DA) se fait auprès du préfet de région compétent à raison soit :
- du lieu du principal établissement de l'organisme de formation ;
- du lieu où en est assurée la direction effective ;
- ou du lieu du siège social.

Il est nécessaire de pouvoir justifier de cette situation auprès du service régional de contrôle (SRC) de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS).

• Quand dois-je déclarer mon activité de formation ?  

La déclaration doit être effectuée au plus tard dans les 3 mois suivant la signature de la première contractualisation avec un acheteur de formation (convention ou contrat de formation, contrat de sous-traitance ou de prestation de services ou contrat d’apprentissage).

• Comment dois-je déclarer mon activité de formation ?  

La déclaration d’activité s’effectue par télédéclaration sur la plateforme Mon Activité Formation (MAF). La télédéclaration remplace l’envoi du formulaire CERFA et des pièces justificatives à la DREETS.

Lors de la 1ère connexion, un compte doit être créé avec le numéro SIRET de l’organisme et une adresse électronique valide. Un courriel d’activation du compte est alors envoyé. Depuis novembre 2024, il est nécessaire, en amont, de créer ou de se connecter au compte EFP Connect (anciennement « Mes démarches »), qui centralise l’accès à divers services numériques du Ministère du Travail, dont la plateforme MAF.
Un guide utilisateur MAF est disponible ici.

• Comment faire si mon siège social se situe hors de France ?  

Un organisme dont le siège social se trouve hors de France et qui exerce son activité sur le territoire français, doit désigner un représentant domicilié en France habilité à répondre en son nom aux obligations françaises, et immatriculé ou ayant déclaré son activité auprès du guichet unique des entreprises. La déclaration est à effectuer auprès du préfet de région du lieu du domicile de ce représentant. Cette obligation de déclaration d'activité ne concerne pas les organismes dont le siège social est situé dans un autre Etat européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français.

• Je n’arrive pas à créer un compte MAF, que faire ?  

Un guide utilisateur pour la plateforme MAF est disponible ici.
Le problème peut venir d’un format de saisie non correct (téléphone incomplet ou avec des espaces …). Le compte MAF étant couplé au fichier INSEE/SIREN, le dysfonctionnement peut être lié également à la restriction de diffusion d'information du fichier sur l'application dédiée.

Si le problème persiste, il est possible d'envoyer une demande d’assistance technique pour les applications du Ministère à https://assistance.emploi.gouv.fr ou de contacter le service par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 12h30 puis de 13h30 à 17h  au numéro vert suivant : 0805 032 430.

• Je n'arrive pas à déposer ma demande de déclaration d'activité sur la plateforme, que faire ?

Un guide utilisateur de la plateforme MAF est disponible ici.
Le problème peut venir d’un format de saisie non correct  (téléphone incomplet ou avec des espaces …) ou de pièces manquantes non téléchargées pour chaque rubrique de la demande. Il est nécessaire également de valider la télétransmission afin de l'envoyer à l'administration. L'instruction de la demande sera facilitée par la production de documents lisibles dans un format unique, sous format pdf de préférence.

Si le problème persiste, il est possible de déposer une demande d’assistance technique pour les applications du Ministère à https://assistance.emploi.gouv.fr ou de contacter le service par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 12h30 puis de 13h30 à 17h au numéro vert suivant : 0805 032 430.

• Quels documents dois-je joindre à ma déclaration d’activité (DA) ? 

La déclaration indique la dénomination et l’adresse de l’établissement, son code NAF, l’identité du déclarant, sa qualité et son statut, la date de la première convention ou contrat de formation, les dates d’exercice comptable et le nombre de formateurs.

Elle doit être accompagnée des documents suivants :

1. copie du justificatif d’attribution du SIREN au nom et à l'adresse du déclarant : KBis disponible ici ;
2. bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou  du déclarant pour les personnes physiques datant de moins d’un mois, disponible ici ;
3. copie de la première contractualisation avec un acheteur de formation attestant de la réalisation d’une action de formation (convention de formation professionnelle, contrat de formation, contrat de sous-traitance ou de prestation de service, contrat d’apprentissage).
4. informations relatives au contenu des actions, à leur organisation et aux moyens techniques et pédagogiques mobilisés (si ces informations ne figurent pas sur les pièces n°3);
5. liste des personnes qui interviennent dans la réalisation de l'action avec la mention de leurs titres et qualités, du lien entre ces titres et qualités et la prestation réalisée et du lien contractuel qui les lie à l'organisme (CV);
6. pour l'apprentissage, une copie des statuts mentionnant expressément dans son objet l’activité de formation en apprentissage. Ces statuts doivent être signés et déposés.

Ces documents doivent être lisibles, sous format pdf de préférence.

• Y a-t-il des pièces supplémentaires à fournir au cours de l'instruction du dossier ?

Au cours de la phase d’instruction menée par le service régional de contrôle (SRC) de la DREETS, d’autres pièces ou informations peuvent être demandées : justificatifs relatifs à la première prestation de formation réalisée, aux publics bénéficiaires ou à leurs motivations, pièces relatives aux titres et qualités des intervenants en lien avec la prestation réalisée.
Le déclarant est informé par une alerte mail sur la plateforme MAF et dispose d’un délai de 15 jours pour fournir les justificatifs demandés.

• Y a-t-il des pièces supplémentaires à fournir lorsqu'il s'agit d'action de formation par apprentissage ?  

Trois cas sont possibles :

Pour les prestataires de formation déjà titulaires d’un NDA :  la fiche de recensement est à remplir et est disponible ici.
Pour les nouveaux prestataires de formation sans NDA : les 6 pièces visées ci-dessus suffisent.
Pour les CFA d'entreprise : en sus des 6 pièces, sont attendues : 
   - une attestation précisant la situation du centre de formation selon la typologie prévue (article D6241-30 du code du travail); 
   - une annexe pédagogique et financière précisant l'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action de formation, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action de formation et le prix.

• Faut-il attendre l'acceptation de la déclaration d'activité pour contractualiser une première action de formation ?

Non, c'est justement cette première contractualisation qui servira de base à la demande de déclaration d'activité. C’est la réalisation de cette première action de formation qui induit l’obligation de déclaration. La mention « déclaration d’activité en cours auprès de la DREETS Nouvelle-Aquitaine » peut être inscrite sur le premier contrat et les contrats suivants dans l'attente de la décision du SRC concernant la déclaration d'activité.

• Qu'est-ce qu'une convention de formation ?

Une convention de formation est un accord conclu entre un prestataire de formation et un acheteur de formation (entreprise, association, collectivité publique, financeur...) qui précise les modalités d'exécution d'une action de formation. Son contenu est libre. Cette convention peut également être tripartite, comme le bilan de compétences.

Si la formation est financée, en tout ou partie, par des fonds publics ou mutualisés, les mentions suivantes sont obligatoires :
   - intitulé, objectif et contenu de l’action, moyens prévus, durée et période de réalisation, modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action ;
   - prix de l’action et les modalités de règlement.

Pour les actions de formation financées par un OPCO ou un Fonds d'Assurance Formation (FAF) de non-salariés, les bons de commande ou les devis approuvés peuvent tenir lieu de convention s’ils comportent, ou dans une de leurs annexes, les mêmes mentions. Lorsque les actions sont financées dans le cadre du CPF, les conditions générales d’utilisation (CGU) du service dématérialisé de la plateforme tiennent lieu de convention.
Le guide pratique des prestataires de formation de Nouvelle-Aquitaine complète ces informations et fournit un modèle de convention.

• Qu'est-ce qu'un contrat de formation ? 

Un contrat de formation professionnelle est un accord conclu entre un prestataire de formation et un particulier qui finance lui-même sa formation et qui précise les modalités d'exécution d'une action de formation.

Les mentions suivantes sont obligatoires : 
   - nature, durée, programme et objet des actions de formation prévus ;
   - niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ;
   - conditions dans lesquelles se déroule la formation : les modalités de formation dans le cas des formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre, les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ;
   - diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation ;
   - modalités de paiement et conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.
Le guide pratique des prestataires de formation de Nouvelle-Aquitaine complète ces informations et fournit un modèle de contrat.

• Qu'est-ce qu'un contrat de sous-traitance (ou un contrat de prestation de service) dans le champ de la formation professionnelle ? 

Un contrat de sous-traitance est un accord conclu entre un organisme de formation qui dispose d'un NDA actif (le donneur d'ordre) et un prestataire ou formateur externe (le sous-traitant) qui confie à ce dernier la réalisation de tout ou partie d'une action de formation destinée à un client final. Le donneur d'ordre a conclu en amont un contrat avec un acheteur de formation (entreprise, particulier…).

Les mentions suivantes sont obligatoires : 
   - intitulé et la nature de l’action de formation ;
   - durée de la formation ;
   - nombre de stagiaires formés ;
   - modalités de déroulement et de sanction de la formation ;
   - prix de la formation ;
   - contributions financières ;
   - modalités de règlement de la prestation. 
Le guide pratique complète ces informations.

• Dans le champ de l’apprentissage, quels sont les différents contrats ?  

   - Un contrat d'apprentissage est un accord conclu entre un employeur (entreprise ou structure professionnelle) et un apprenti, âgé entre 16 et 29 ans révolus (sauf exceptions), visant à lui permettre d’acquérir des compétences professionnelles en alternant périodes de formation théorique en centre de formation et mise en pratique en entreprise.
   - Une convention de formation par apprentissage est un accord conclu entre l’employeur et l’organisme qui dispense des formations. Elle doit être transmise à l’opérateur de compétences, en même temps que le contrat d’apprentissage dans un délai fixé par la loi. 
   - Une convention tripartite peut être signée par le centre de formation, l’employeur et l’apprenti et annexée au contrat d’apprentissage lorsque la durée du contrat ou de la période d’apprentissage est inférieure à celle du cycle de formation préparant à la qualification qui fait l’objet du contrat.
Un guide à l’usage des prestataires de formation par l’apprentissage complète ces informations.

• Une fois la déclaration d'activité (DA) transmise, comment se déroule l'instruction du dossier ?  

L'avancement du dossier est visible sur l'application Mon Activité Formation (MAF) et se décompose en trois étapes :
   - la transmission au service régional de contrôle (SRC) de la DREETS ;
   - l'instruction par le SRC : la DA a été affectée à un agent et est en cours d'instruction ;
   - la décision : elle est transmise par courrier à l'adresse indiquée dans la DA.

En cas de besoin, l'instructeur du SRC peut adresser une demande d'informations ou de pièces complémentaires via l'application MAF et transmise à l'adresse mail renseignée sur la DA.

• Puis-je dispenser des formations pendant l’instruction de ma demande ? 

Il est possible de dispenser des formations pendant le temps de l’instruction. Le prestataire est réputé déclaré jusqu’à la délivrance du récépissé ou de la notification de la décision de refus d’enregistrement. Cette autorisation temporaire ne préjuge pas de l’issue de l’instruction.

• Quel est le délai pour obtenir une réponse ? 

Le délai de traitement des dossiers est actuellement d'environ trois mois. En cas de demande incomplète, le délai d’examen démarre à la date de réception des pièces manquantes par le SRC. 
Si l'organisme satisfait les conditions d’enregistrement de la DA, un courrier de confirmation est envoyé. En cas de refus d'enregistrement, le courrier précise les motifs de fond et/ou de forme qui ont conduit à cette décision ainsi que les voies et les délais de recours.

• Quels sont les motifs de refus d'enregistrement ?  

Le préfet de région peut refuser l’enregistrement si :
   - les prestations prévues dans la 1ère contractualisation ne sont pas des actions de développement des compétences au sens du code du travail ;
   - les dispositions relatives à la réalisation de ces actions ne sont pas respectées ;
   - les statuts présentés ne mentionnent pas l’activité de formation par apprentissage pour les OFA et CFA.
   - le dossier est incomplet, l’une des pièces demandées est manquante.

• Que faire si ma demande est refusée ? 

La décision de refus d’enregistrement ne peut faire l’objet d’un recours devant le tribunal administratif qu’après recours préalable devant la DREETS dans les 2 mois suivant la notification de la décision.
Il est possible de déposer une nouvelle demande à l’issue d’un délai de 15 jours après cette décision négative. Elle doit comprendre l’intégralité des pièces attendues et ne peut pas se limiter à compléter ou corriger la première demande.

• Comment savoir si ma demande a été acceptée ?  

Si votre demande a satisfait les conditions d’enregistrement de la DA, un courrier de confirmation est envoyé à l'adresse déclarée sur MAF. Dans ce courrier, sont mis à disposition :
   - un récépissé avec un numéro de déclaration d'activité (NDA): ce numéro permet d'identifier l'organisme de formation et est rattaché au numéro SIREN. 
   - un code d’activation MAF : il permet d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme MAF, notamment la saisie du bilan pédagogique et financier (BPF) ou la gestion des accès de la plateforme à d'autres collaborateurs ou tiers. Il est recommandé de saisir ce code dès la réception du courrier.
  - un code EDOF qui permet d'accéder à l’espace des organismes de formation de la plateforme du Compte Personnel de Formation (CPF) gérée par la Caisse des Dépôts et Consignations. Au 1er avril 2025, la CDC reprend la gestion du code EDOF ; ce dernier ne sera donc plus communiqué par les DREETS.

• Comment vérifier qu'un organisme de formation a un NDA actif ?

La Liste Publique des Organismes de Formation liste les organismes déclarés auprès du préfet de région et à jour de leur obligation de transmission du bilan pédagogique et financier (BPF).  Elle identifie également les organismes de formation qui détiennent une certification Qualiopi en cours de validité et la ou les catégories d’actions de formation concernées par la certification. La liste est consultable ici. 

• Quelle est la durée de validité d'un NDA ?  

Ce numéro est valable sans limite de temps et la déclaration n’a pas à être renouvelée si l'organisme réalise une nouvelle prestation de formation. Ce NDA peut néanmoins devenir caduc en cas d’inactivité ou de non remise du BPF. Il peut également faire l'objet d'une annulation par décision administrative, à la suite d’un contrôle, d’un déménagement ou d’une modification juridique de l’entreprise.

• Un organisme peut-il se voir délivrer plusieurs NDA ?  

En principe, tout organisme de formation est identifié par un seul NDA rattaché à son SIREN. Par dérogation, plusieurs NDA peuvent être délivrés à une même structure : cela peut être le cas d’un organisme ayant à la fois sa propre activité et faisant office de représentant pour un organisme étranger ou bien d’un prestataire dont l’organisation ne permet pas de regrouper l’activité sur un numéro unique.

• La déclaration d'activité est-elle un agrément ?  

La déclaration d’activité des organismes de formation n’est pas un agrément. Le numéro de déclaration d’activité ne peut pas être confondu avec un numéro d’agrément. II est même interdit d’assimiler les deux. Ainsi, toute publicité mentionnant le NDA doit être accompagnée de la mention : « cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État »
Dans certains domaines, en sus du NDA, il est indispensable de disposer d’un agrément délivré par une autorité spécialisée, notamment dans le domaine de la santé et sécurité au travail, de la sécurité privée ou de certaines professions médicales. La DREETS ne peut pas vous renseigner sur ce point.

• Dans quel cas dois-je actualiser mes informations sur l'espace MAF ?  

Toute modification substantielle de l'un des éléments de la déclaration d'activité doit faire l'objet d'une déclaration rectificative dans l'espace MAF dans un délai de trente jours. Il peut s'agir notamment de la dénomination, de l'identité du dirigeant, d'un email de contact, du statut juridique ou bien d'un changement d'adresse…. Ces rectifications doivent être télétransmises et accompagnées des justificatifs correspondants.
Un guide sur la mise à jour des informations sur MAF est disponible ici.

• Que dois-je faire en cas de modification du statut juridique de mon organisme de formation ?  

Si le changement de statut implique un nouveau SIREN (et pas que le SIRET), le NDA et le code d’activation doivent être changés. L’organisme doit transmettre les justificatifs concernant les deux structures juridiques : la demande de DA pour le nouvel organisme de formation et un courrier explicatif mentionnant notamment l’ancien numéro de déclaration. La première structure sera mise en cessation et celle qui la remplace se verra attribuer un NDA et un nouveau code d'activation.

• Que dois-je faire en cas de déménagement ?  

En cas de déménagement, il est nécessaire de mettre à jour l’adresse et le SIRET.
Si l’organisme migre vers une autre région administrative, le changement d’adresse va enclencher une demande de déménagement. Un nouveau NDA pourra être attribué par la DREETS de la région d’accueil.

• Que dois-je faire en cas de cessation de mon activité de formation ?  

En cas de cessation d’activité, le déclarant doit fournir, dans un délai de 30 jours, les justificatifs ainsi que des informations précises, notamment la date de cessation à prendre en compte.

• Quels sont les cas de caducité de la DA ? 

La caducité correspond à une désactivation du numéro de DA et à la sortie de l’OF du fichier des organismes actifs. La déclaration d’activité devient caduque dans deux cas :
   - lorsque le bilan pédagogique et financier (BPF) ne fait apparaître aucune activité de formation (BPF « néant ») (cf rubrique 6);
   - lorsque le BPF n’a pas été télétransmis à l'autorité administrative.
La caducité est définitive, l’ancien numéro ne peut être réactivé. Si l'organisme souhaite poursuivre des activités relevant de la formation professionnelle, il doit déposer une nouvelle demande de DA et un nouveau numéro lui sera attribué.

• Quels sont les cas d'annulation de la DA ? 

Le préfet de région peut décider d’annuler l’enregistrement dans deux cas :
   - Si, à la suite d’un contrôle, les prestations ne correspondent pas à des actions de développement des compétences ou si les dispositions relatives à la réalisation de ces actions ne sont pas respectées.
   - Si après une première mise en demeure, le prestataire ne s’est pas mis en conformité dans les 30 jours avec le cadre réglementé de la formation professionnelle ou si, le cas échéant, les dispositions spécifiques aux CFA ne sont pas respectées.

• J'ai perdu mon récépissé avec mon NDA ou mon code d'activation, que faire ? 

Le SRC délivre un unique récépissé lors de la déclaration initiale du prestataire de formation. Il est préférable d’en faire des copies. Pour justifier de la validité d’un NDA auprès de financeurs, de clients ou de certificateurs, la liste publique des organismes de formation consigne cet élément. Elle est consultable ici.

• Quels sont les droits d’un nouvel organisme de formation ?  

L’organisme de formation déclaré bénéficie d’une visibilité sur le marché de la formation professionnelle et apparaît sur la Liste Publique des Organismes de Formation. Cette liste identifie également les OF qui ont une certification Qualiopi en cours de validité et la ou les catégories d’actions de formation concernées par la certification. Elle est disponible ici.

L’organisme de formation peut bénéficier d'une éxonération de TVA au titre de son activité de formation professionnelle. Cette demande doit être faite via le formulaire cerfa n°3511-SD et transmise à la DREETS. Le guide pratique des prestataires de formation de Nouvelle-Aquitaine précise plus en détails cette procédure.

• Quelles sont les obligations administratives, comptables et de communication ? 

Le nouvel organisme de formation doit :

   - Télédéclarer son bilan pédagogique et financier (BPF) chaque année sur l’espace Mon Activité Formation (MAF) aux fins de contrôles par la DREETS. Ce document centralise les revenus et les charges de formation ainsi que les effectifs formés pour l'exercice comptable passé. À défaut de transmission, la déclaration d’activité devient caduque.
   - Établir une comptabilité distincte : l’organisme de formation de droit privé doit tenir un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe spécifique à la formation. Un plan comptable adapté doit être établi si le chiffre d’affaires annuel dépasse 15 244 € (HT). Le CFA est, quant à lui, tenu de mettre en place une comptabilité analytique et de la transmettre à France compétences pour toutes les formations certifiantes ayant accueilli au moins un apprenti.
   - Désigner un commissaire aux comptes (selon le nombre de salariés et le chiffre d’affaires).
   - Rédiger des documents contractuels conformes à chaque action de formation.
   - Mettre à jour ses informations sur l’espace Mon Activité Formation (MAF).
   - Respecter les dispositions du code de la consommation et du code du travail en matière de publicité.
   - Informer les financeurs et les certificateurs d’un ensemble de données relatives aux entrées en formation, au suivi des stagiaires et apprentis …

Le guide pratique des prestataires de formation de Nouvelle-Aquitaine complète ces informations.
Pour les CFA et CFA d’entreprises, d’autres obligations sont prévues comme le respect des 14 missions dévolues au CFA, la création d’un conseil de perfectionnement ou l’affichage de mentions et documents sur l’établissement. Un guide à l’usage des prestataires de formation par l’apprentissage liste ces obligations.

• Quelles sont les obligations à l’égard des stagiaires et des apprentis ?  

Le nouvel organisme de formation doit :

   - Établir un règlement intérieur dans les 3 mois suivant le début de son activité. Il rappelle les mesures applicables en matière de santé, de sécurité et de discipline ainsi que les modalités de représentation des stagiaires et des apprentis.
   - Informer les stagiaires et apprentis avant toute inscription et règlement de frais sur les objectifs et le contenu de la formation, la liste des formateurs, les horaires de sessions de formation, les modalités d’évaluation ainsi que les coordonnées de la personne en charge des relations avec les stagiaires.
   - Assurer la protection sociale des stagiaires et apprentis et la protection de leurs données personnelles.
   - Élire un représentant des stagiaires si les stages sont d’une durée supérieure à 500 heures.
   - Fournir aux stagiaires un document sanctionnant et reconnaissant la réalisation de l’action de formation.

Le guide pratique des prestataires de formation de Nouvelle-Aquitaine complète ces informations et fournit un modèle de règlement intérieur. Pour les CFA et CFA d’entreprises, un guide à leur usage est disponible ici.

• En cas de manquement à ces obligations, quelles sont les sanctions prévues ?  

Le code du travail prévoit des sanctions administratives et pénales telles que :
   - une annulation de la déclaration d’activité ;
   - une amende de 4 500 euros ;
   - une peine qui peut être complémentaire, l'interdiction à titre provisoire ou définitive, d'exercer l’activité de dirigeant d’un organisme de formation.

• Quel est le champ d’application du contrôle sur les organismes de formations ?  

Trois contrôles sont exercés :

   - Un contrôle administratif et financier exercé par le service régional de contrôle (SRC) de la DREETS : il porte sur l’ensemble des moyens financiers, techniques et pédagogiques, à l’exclusion des qualités pédagogiques, mis en œuvre dans le cadre de la formation professionnelle. Il peut concerner tout ou partie de l’activité de formation, les actions de formation ou les dépenses de l’organisme.
   - Un contrôle de service fait réalisé notamment par les financeurs auprès des organismes qu’ils financent pour s’assurer de l’exécution des actions de formation.
   - Un contrôle pédagogique, en particulier pour les actions de formation par apprentissage, par les ministères ou organismes certificateurs qui veillent au respect des conditions de mise en œuvre des formations certifiantes auprès des prestataires habilités ou agréés à dispenser ces formations.
Le guide pratique des prestataires de formation de Nouvelle-Aquitaine complète ces informations.

• Qu’est-ce que la convention collective nationale des organismes de formation ? 

Les organismes de droit privé dont l’activité principale est la formation professionnelle continue doivent appliquer la convention collective nationale étendue du 10 juin 1988. Cette convention fixe un certain nombre de règles en matière de conditions d’emploi et de travail des formateurs et du personnel administratif, et notamment des formateurs occasionnels.

Pour en savoir plus, consulter notre page dédiée sur le site de Cap Métiers.

• En tant qu'OF déclaré, vais-je pouvoir bénéficier de fonds publics ou mutualisés ? 

Depuis le 1er janvier 2022, un prestataire délivrant des formations concourant au développement des compétences doit être certifié au titre de la qualité pour pouvoir bénéficier de fonds publics ou mutualisés. La certification Qualiopi doit donc être obtenue après attribution du NDA. Il est possible d'engager la démarche de certification en même temps que la demande de déclaration d’activité mais le certificateur ne pourra valider la certification Qualiopi qu’après délivrance du NDA.
Par ailleurs, dans le cadre de fonds publics ou mutualisés mobilisés, d’autres critères peuvent être également attendus en fonction des financeurs.
Une fiche technique sur la qualité des actions et la certification Qualiopi de Cap Métiers est disponible ici.

• Qui délivre la certification Qualiopi ?  

La certification Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) sur la base du Référentiel national qualité (RNQ). La liste des certificateurs est consultable ici.

• Comment savoir si un organisme de formation a une certification Qualiopi ?  

La Liste Publique des Organismes de Formation liste les organismes déclarés auprès du préfet de région et identifie ceux qui détiennent une certification Qualiopi en cours de validité et la ou les catégories d’actions de formation concernées par la certification. La liste est consultable ici. 

• Je suis formateur sous-traitant d'un organisme de formation certifié Qualiopi, dois-je obtenir également la certification dans le cas de financements publics ?  

Dans le cas de financements publics ou mutualisés, un sous-traitant doit être certifié Qualiopi, à l’exception des micro-entrepreneurs dans le respect des plafonds annuels de chiffre d’affaires du régime (Art. R. 6333-6-3 du code du travail). Attention, si l’action de formation est financée par le CPF, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les sous-traitants, sans exception.

• Une fois ma déclaration d'activité validée et la certification Qualiopi obtenue, comment faire pour proposer des formations éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF) ? 

Pour pouvoir être référencé sur la plateforme Mon Compte Formation (MCF) et ainsi proposer des formations éligibles au CPF, une procédure de référencement doit être engagée auprès de la Caisse des Dépôts pour accéder à l’Espace des organismes de formation (EDOF). Cette procédure et l’ensemble des obligations légales, fiscales et sociales sont consignées sur le Portail d’information des organismes de formation. Des guides d'utilisation et une FAQ sont notamment disponibles.