Qualité de la formation et Qualiopi

La loi Avenir professionnel a confié à France compétences la question de la certification Qualité des prestataires qui souhaitent un financement public ou mutualisé.
Ces prestataires doivent être certifiés par un organisme accrédité ou une instance de labellisation habilitée par France compétences.

Un référentiel national fixe les standards (indicateurs/preuves à apporter et critères d'audit) sur lesquels doivent s'appuyer les certificateurs accrédités ou les instances habilitéées pour auditer les prestataires candidats à la certification nationale Qualité.

Sont concernés tous les organismes et établissements qui réalisent des actions de développement des compétences financées sur fonds publics ou mutualisés (Etat, Région, Pôle emploi, Agefiph, CDC, OPCO et Transitions Pro) :  formations, VAE, bilans de compétences, actions dispensées par apprentissage ainsi que les actions prises en charge par les OPCO au titre des cotisations conventionnelles ou volontaires versées par les employeurs.

La certification Qualiopi est délivrée pour 3 ans par :

• des organismes certificateurs accrédités par le Cofrac (consulter la liste régulièrement actualisée)
• ou des instances de labellisation habilitées par France compétences (voir la liste).

Ces organismes et instances doivent mettre en oeuvre des modalités d'audit et apprécier le respect des critères Qualité par les prestataires candidats à la certification, sur la base d'un référentiel national.

Pour les organismes ayant obtenu, avant le 1er janvier 2021, la certification Qualiopi, la durée de validité de la certification est de 4 ans (au lieu de 3 ans),

Le prestataire désirant être certifié est libre de choisir l'organisme ou l'instance qui pourra l'auditer pour obtenir la certification.

Les critères Qualité

Le référentiel national fixe 32 indicateurs d'appréciation des critères Qualité dont 10 indicateurs spécifiques aux actions de formation, de bilan, de VAE et d'apprentissage (lire le guide de lecture du référentiel).

7 critères sont à satisfaire par les prestataires d'actions concourant au développement des compétences :

• Les conditions d'information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
• L'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
• L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en œuvre ;
• L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en œuvre ;
• La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
• L'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
• Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Les audits

Le référentiel national définit les modalités d'audit que doivent mettre en œuvre par les certificateurs.
La procédure de certification comprend :

• Un audit initial effectué sur place pour vérifier que les actions répondent aux exigences requises.
  La non-conformité au référentiel peut être mineure ou majeure. Une non-conformité mineure ne remet pas en cause la qualité de la prestation délivrée, contrairement à la non-conformité majeure.
  L'existence d'au moins 5 non-conformités mineures non levées à la prise de décision du certificateur constitue une non-conformité majeure. La certification ne peut pas être délivrée tant qu'il reste une non-conformité majeure non levée.
  
• Un audit de surveillance pour s'assurer de la bonne application du référentiel.
  L'audit de surveillance des organismes certifiés est réalisé, sur site, entre le 14e et le 28e mois suivant l'obtention de la certification.
  
• Un audit de renouvellement durant la 3ème année lorsque le prestaire demande à renouveler sa certification. Il est réalisé sur place avant la date d’échéance de certification.
  L'organisme candidat ayant reçu un refus de certification ne peut pas déposer une nouvelle demande avant un délai de 3 mois. Ce délai passé, il doit indiquer au certificateur les non-conformités qui lui ont été signalées et démontrer qu'elles ont été résolues.

La certification « Qualiopi » est valable 3 ans à l’issue du résultat favorable de l’audit initial.

Dans le cadre du programme régional de professionnalisation, ParcoursPro, Cap Métiers a organisé en 2024 deux webinaires :

La veille Qualiopi : les enjeux au delà des obligations règlementaires

Parmi les obligations faites aux organismes souhaitant être certifiés Qualiopi ou en attente de l’audit, la réalisation et l’exploitation de la veille occupe une place importante. Elle apparaît au critère 6, qui compte sur ce sujet trois indicateurs :

• Veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle : indicateur. 23,
• Veille sur l’évolution des compétences, des métiers et des emplois dans le périmètre d’activité du prestataire : indicateur. 24,
• Veille sur l’innovation pédagogique et technologique : indicateur. 25

La fonction de veille s’appuie sur des indicateurs socio-économiques, juridiques, réglementaires et documentaires avec pour finalité de développer son activité de formation.
Au-delà des obligations liées à la certification, elle doit être comprise comme une occasion d’interroger ses pratiques et comme un véritable processus d’aide à la décision.
C’est l’exploitation de l’ensemble de ces données variées qui permet d’enclencher de nouvelles dynamiques et développer de nouveaux marchés.

Alexa Rousseau, accompagnatrice et auditrice Qualiopi, est intervenue pour présenter les enjeux de la fonction de veille pour les acteurs de la formation et la méthodologie à déployer.

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Les clés pour préparer l’audit de renouvellement de sa certification Qualiopi

Alexa Rousseau accompagnatrice et auditrice Qualiopi, a présenté l’audit de renouvellement en trois points :

• les enjeux de l’audit de renouvellement et les démarches à mettre en œuvre pour s’y préparer,
• les méthodologies à déployer en interne, les éléments clefs pour constituer son dossier et la planification des différentes étapes,
• les actions à mener et à effectuer durant les différentes phases.

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Une enquête, co-construite par le Céreq, la Dares, l’Igas et l’IGESR a été menée entre juin et septembre 2023, sur le système de qualité de la formation en France et la mise en place de la certification Qualiopi.

À l'été 2023, un peu plus de la moitié des prestataires de formation, y compris les formateurs indépendants et les centres de formation des apprentis, ont déclaré être certifiés Qualiopi (49 %) ou en cours de certification (4%).
42 % disent ne pas ou plus être certifiés et 5 % ne pas connaître cette certification.

Les organismes non certifiés sont le plus souvent d’organismes de formation n’ayant pas besoin de Qualiopi pour pouvoir travailler, souvent parce qu’ils agissent en qualité de sous-traitant d’organismes eux-mêmes pourvus de cette certification et/ou qu’ils ne bénéficient d’aucun financement public (22 %).

La lourdeur de la démarche et les coûts financier et humain associés au processus de certification sont également des motifs de non-certification fréquemment cités, souvent associés à un retour sur investissement estimé comme insuffisant.

Près de la moitié des organismes de formation non certifiés n’anticipent aucune conséquence à moyen ou long terme. Un peu moins d’un quart cite un renoncement à l’activité de formation et un organisme sur cinq le passage à un rôle de sous-traitant.

Les raisons pour lesquelles les organismes de formation se lancent dans la démarche de certification Qualiopi sont multiples : attester de la qualité des formations (83 %), bénéficier de fonds publics (65 %), ou encore pouvoir proposer des formations CPF ou des VAE (33 %).

La moitié des organismes de formation certifiés ou en cours de certification ont fait appel à une prestation de conseil pour préparer l’audit permettant d’obtenir Qualiopi (Dans trois cas sur quatre, l’objectif de cet accompagnement était de mieux comprendre les prérequis).

L’obtention de la certification a contribué à modifier :

• les pratiques générales (53 %)
• le suivi pédagogique des formateurs (33 %)
• la visibilité de l’organisme de formation (28 %)

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