Les fiches techniques juridiques

Les prestataires qui réalisent des actions de développement des compétences doivent effectuer une déclaration d’activité. Cette procédure ne correspond en aucun cas à un agrément, ni à un label. Une certification Qualité peut être nécessaire dans certains cas (voir fiche n° I 1.5). 

La déclaration d’activité est obligatoire pour toute personne physique ou morale de droit privé ou public, quel que soit son statut, qui réalise :

• des actions de formation professionnelle,
• des actions de formation en apprentissage, 
• des bilan de compétences,
• des actions de validation des acquis de l’expérience (VAE).

Les organismes sous-traitants qui apportent leur concours technique ou pédagogique à la réalisation d’actions, sans conclure directement de convention ou de contrat de formation, sont également assujettis à cette déclaration.

Les prestataires disposant de plusieurs établissements ne peuvent pas effectuer plusieurs déclarations.

Les organismes dont le siège social se trouve hors de France et qui exercent leur activité sur le territoire français, doivent désigner un représentant domicilié en France habilité à répondre en leur nom aux obligations des prestataires français et immatriculé ou ayant déclaré son activité auprès d'un centre de formalités des entreprises. Dans ce cas, l'organisme se déclare auprès du préfet de région du lieu du domicile de ce représentant. 
Cette obligation ne concerne pas les organismes dont le siège social est situé dans un autre Etat européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français.

Nul ne peut, même de fait, exercer une fonction de direction, d'enseignement ou d'administration dans un organisme de formation s'il a fait l'objet d'une condamnation pénale pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes moeurs et à l'honneur.

Les nouveaux prestataires peuvent réaliser des formations s’ils ont engagé une procédure de déclaration : jusqu’à la délivrance du récépissé comportant un numéro d’enregistrement ou de la notification du refus d’enregistrement, le prestataire est réputé déclaré et peut exercer son activité.

Le préfet de région (DREETS) délivre ce récépissé dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration et des pièces justificatives sollicitées.

L’enregistrement peut être refusé si les prestations prévues dans la 1re contractualisation ne s'inscrivent pas dans le champ de la formation professionnelle, si les dispositions légales et règlementaires relatives à la réalisation des actions de développement des compétences ne sont pas respectées ou si l’une des pièces justificatives n’est pas produite.

Le numéro de déclaration d'activité doit figurer sur les devis et toutes les conventions ou contrats de formation professionnelle conclus (à l'exception de la première convention ou du premier contrat) et les devis approuvés ou bons de commandes, sous la forme suivante : "enregistré sous le numéro ... auprès du préfet de région de ...".

Les nouveaux organismes doivent adresser leur déclaration d’activité au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première contractualisation : convention ou contrat individuel de formation, contrat de sous-traitance ou contrat de prestation de services (voir plus bas) ou, pour les CFA d'entreprise, un contrat d'apprentissage.

La déclaration d’activité s'effectue :

• soit par écrit (Cerfa n° 10782*05) au service régional de contrôle de la DREETS du lieu du principal établissement ou du lieu où est assurée la direction effective de l'organisme
• soit en ligne sur www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr
  Les déclarants doivent y créer un compte utilisateur (onglet Professionnel). Une fois leur compte activé, ils peuvent se connecter aux services MAF – Mon Activité Formation et renseigner leur déclaration en ligne, avec les pièces justificatives (voir plus bas), puis la transmettre au Service régional de contrôle de la DREETS pour instruction. Voir le Guide utilisateur.
  

La déclaration  indique la dénomination, l’adresse, l’objet de l’activité, le statut juridique du déclarant, la date de la première convention ou contrat de formation, les dates d’exercice comptable, ainsi que le cas échéant les autres activités exercées. Elle est accompagnée des documents suivants :

• la copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN,
• le bulletin n° 3 du casier judiciaire datant de moins d'un mois du dirigeant pour les personnes morales ou celui du déclarant pour les personnes physiques (à demander sur casier-judiciaire.justice.gouv.fr),
• la première contractualisation (convention ou contrat individuel de formation, contrat de sous-traitance ou contrat de prestation de services), signé depuis moins de 3 mois. 
  S'il s'agit d'un CFA d'entreprise : un contrat d'apprentissage,
• pour les organismes privés qui portent un CFA, sauf les CFA d'entreprise, une copie de leurs statuts,
• les informations relatives au contenu des actions, à leur organisation et aux moyens techniques et pédagogiques mobilisés sauf si ces informations figurent déjà dans la convention ou le contrat de formation produit,
• la liste des personnes qui interviennent dans la réalisation de l’action avec mention de leurs titres et qualités (CV et/ou diplôme), du lien entre ces titres et qualité et la prestation réalisée, et du lien contractuel qui les lie à l’organisme.

D’autres pièces ou informations peuvent être demandées par l’administration pour examen.

Un courrier du Service régional de contrôle notifie la décision prise. En cas de déclaration en ligne, il mentionne un code d’activation à conserver pour accéder par la suite à aux services MAF (et à EDOF, le service CPF de la CDC), notamment pour télédéclarer chaque année le bilan pédagogique et financier (BPF) de l'organisme.

Dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration et des pièces justificatives, le préfet de région délivre un récépissé comportant un numéro d'enregistrement à l'organisme s’il satisfait aux conditions d'enregistrement.

Les nouveaux prestataires peuvent réaliser des actions de développement des compétences s’ils ont engagé une procédure de déclaration : jusqu’à la délivrance du récépissé ou la notification de la décision de refus d'enregistrement, l'organisme est réputé déclaré et peut exercer son activité.

Le numéro d’activité délivré ne peut être en aucun cas être assimilé à un agrément. Il doit figurer sur les conventions ou contrats de formation professionnelle, à l’exception de la 1ère convention (ou bon de commande ou devis approuvé) ou du 1er contrat de formation, sous la forme suivante : « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro N… auprès du préfet de la région Nouvelle-Aquitaine»

Toute modification substantielle de l’un des éléments de la déclaration (la dénomination, le statut juridique, les dirigeants, l'adresse) ainsi que la cessation d’activité du prestataire de formation doivent faire l’objet, dans un délai de 30 jours, d’une déclaration rectificative auprès du préfet de région (service régional de contrôle de la DREETS), accompagnée des pièces attestant des modifications. La cessation d'activité doit également faire l'objet d'une déclaration.

La déclaration devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier, télésaisi sur le portail de services Mon activité formation, ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n'a pas été transmis.

L'annulation peut être décidée par le préfet de région suite à un contrôle, en cas de non respect des conditions prévues pour être déclaré ou dès lors que les actions ne répondent pas aux exigences législatives et réglementaires en vigueur (voir fiche n° I 1.1).

Une convention de formation doit être conclue entre le prestataire d'une action concourant au développement des compétences et l'acheteur de l'action, y compris pour la formation d'un bénéficiaire de contrat de professionnalisation.

Lorsque l'action est financée par un OPCO, Transition pro, l'Etat, une Région, Pôle emploi ou l'Agefiph ou par un FAF de non salariés, elle doit mentionner :

• L'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action ;
• Le prix de l'action et les modalités de règlement.

Pour les actions de formation financées par un OPCO ou un FAF de non salariés, les bons de commande ou les devis approuvés peuvent tenir lieu de convention s'ils comportent ou dans une de leurs annexes, les mêmes mentions.

Lorsque les actions sont financées par la Caisse des dépôts (CDC) dans le cadre du CPF, les conditions générales d'utilisation du service dématérialisé (CGU) tiennent lieu de la convention.

Bien que conseillées, les mentions ci-dessus ne sont plus obligatoires lorsque l'acheteur est un employeur qui finance en totalité l'action (sans appui de l'OPCO).

Les organismes sous traitants doivent conclure avec leur donneur d'ordres un contrat de sous-traitance qui comporte les mêmes mentions qu'une convention de formation en cas de financement public ou mutualisé de l'action concernée.

Lorsqu'une personne physique entreprend une formation, à titre individuel et à ses frais, elle doit conclure un contrat avec le dispensateur de formation avant son inscription définitive et tout règlement de frais (sauf en cas de financement total ou partiel dans le cadre du CPF).

Ce contrat doit préciser :

• La nature, la durée, le programme et l'objet des actions de formation qu'il prévoit ainsi que les effectifs qu'elles concernent ;
• Le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ;
• Les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas des formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en oeuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ;
• Les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat ;
• Les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon en cours de stage.

Le stagiaire peut se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception, dans le délai de 10 jours suivant la signature du contrat (14 jours si le contrat est conclu à distance, à la suite d'un démarchage téléphonique ou hors établissement).

Aucune somme ne peut être exigée du stagiaire avant l'expiration de ce délai de rétractation. Il ne peut ensuite être payé plus de 30 % du prix convenu. Le paiement du solde doit être échelonné au fur et à mesure du déroulement de l'action de formation.

Le contrat peut être rompu, si par force majeure, le stagiaire ne peut pas suivre la formation. Seules les prestations effectivement dispensées sont alors facturées au prorata.