Les fiches techniques juridiques

L'employeur doit remplir plusieurs obligations :

• adapter les salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations (art. L6321-1 du code du travail).
  
  Certaines formations dites «obligatoires» s'imposent également dans certains cas en raison de la règlemention spécifique à certaines activités ou de conventions internationales (voir plus bas).
  
  
• réaliser des entretiens professionnels tous les 2 ans et vérifier tous les 6 ans, avec chaque salarié s'il a bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle, d'une formation ou acquis des éléments de certification (VAE ou formation). 
  Un accord d'entreprise ou de branche peut prévoir une autre périodicité et des modalités d'appréciation différente du parcours sur les 6 ans.
  Lors de leurs entretiens consacrés aux perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi (et non sur l'évaluation du travail), les salariés doivent être informés sur la VAE, de la possibilité de recourir au CEP, d'activer leur CPF et de bénéficier d'abondements par l'employeur.
  
  NB : Un entretien professionnel doit aussi être proposé aux salariés qui reprennent leur activité après une longue absence (congés maternité, parental, proche aidant, adoption, sabbatique, période de mobilité volontaire sécurisée, période à temps partiel, longue maladie ou à l'issue d'un mandat syndical). Il peut avoir lieu, à l'initiative du salarié, à une date antérieure à la reprise de poste.
  
  Dans les entreprises de 50 salariés et plus, l'employeur est astreint à un abondement correctif du CPF égal à 3000 € (voire plus par accord collectif) à verser à la Caisse des dépôts (CDC) pour chaque salarié qui n'a pas bénéficié sur les 6 ans d'au moins une formation « non obligatoire » et des entretiens professionnels. Ce versement et la transmission à la CDC des informations nécessaires sont à effectur, au plus tard, le dernier jour du trimestre civil suivant l'entretien professionnel au cours duquel la carence de l’employeur est constatée (état des lieux effectué tous les 6 ans).
   
• consulter les représentants du personnel des entreprises de 50 salariés et plus sur le plan de développement des compétences et transmettre au CSE, via la base de données économiques et sociales (BDES), les informations sur la mise en oeuvre des entretiens pro et de l'état des lieux récapitulatif prévu tous les 6 ans (fiche n° E 1.1).

Au-delà des formations qu'il doit mettre en œuvre au titre de son obligation de former, l'employeur est libre de choisir les actions qu'il souhaite financer pour développer les compétences de ses salariés, y compris des actions d'évaluation et de formation permettant l'accès au socle de connaissances et de compétences (certificat CléA, …). Il peut s'agir d'actions de formation, de bilans de compétences ou d'actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience (VAE).

Ces actions de formation peuvent être réalisées en présentiel dans l'entreprise et/ou dans un centre de formation. Elles peuvent être organisées selon différentes modalités permettant d'acquérir des compétences : en alternance, ou, sous conditions, en situation de travail ou bien en tout ou partie à distance.

Pour bénéficier d'un (co)financement public ou paritaire, notamment par les opérateurs de compétences (OPCO), les actions de formation contenues dans le plan doivent correspondre à la définition du code du travail (art. L 6313-2) : "L’action de formation se définit comme un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel". Elle doit viser l'un des 4 objectifs suivants :

• permettre à toute personne, sans qualification professionnelle d'accéder dans les meilleures conditions à un emploi.
• favoriser l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l'évolution des emplois, ainsi que leur maintien dans l'emploi, et participer au développement de leurs compétences en lien ou non avec leur poste de travail (y compris acquérir une qualification plus élevée).
• réduire, pour les salariés dont l'emploi est menacé, les risques résultant d'une qualification inadaptée à l'évolution des techniques et des structures des entreprises, en les préparant à une mutation d'activité (interne ou externe). L'action peut permettre à des salariés dont le contrat de travail est rompu d'accéder à des emplois exigeant une qualification différente.
• favoriser la mobilité professionnelle.

Le dispensateur de formation doit satisfaire aux critères qualité selon la règlementation en vigueur (voir fiche n° I 1.5)

Le plan de développement des compétences présente l’ensemble des actions décidées par l’employeur, après consultation du CSE dans les entreprises de 50 salariés et plus. Il distingue 2 types d’actions :

• les formations «obligatoires» qui conditionnent l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires.
• les autres actions de formation.

Le plan comprend des actions concourant au développement des compétences soit organisées par l’employeur en interne, soit réalisées par un prestataire en intra et/ou en centre externe.
Il est le plus souvent annuel, en raison notamment de la consultation du CSE.

Le plan de développement des compétences doit s'articuler avec les accords GEPP conclus dans la branche ou l'entreprise.
Dans les entreprises de 300 salariés et plus (ou 150 dans les entreprises et groupes d'entreprises de dimension communautaire), la négociation triennale sur la gestion des emplois et des parcours professionnels et sur la mixité des métiers doit porter notamment sur les grandes orientations à 3 ans de la formation professionnelle et les objectifs du plan de développement des compétences.
A défaut d'accord, le CSE doit être consulté sur ces orientations et objectifs.

Les actions obligatoires ne doivent pas se dérouler hors temps de travail. Les salariés ne peuvent pas refuser de suivre ces actions.

Pour toute autre action de formation, l'employeur peut demander à ses salariés de se former en tout ou partie hors temps de travail, dans les conditions suivantes :

• soit pour les actions déterminées par un accord d'entreprise ou, à défaut, de branche, dans une limite horaire par salarié fixée par cet accord (ou un pourcentage du forfait pour les salariés rémunérés au forfait).
  Les salariés peuvent refuser de suivre ces actions hors temps de travail, dans les conditions fixées par l'accord collectif. Ce refus ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement.
  L'accord collectif peut prévoir une compensation par l'employeur des frais de garde d'enfant.
  
• soit, en l'absence d'accord collectif, pour toute action non obligatoire, dans la limite de 30 h/an par salarié ou de 2 % du forfait pour les travailleurs rémunérés au forfait. L'employeur doit avoir préalablement l'accord écrit de chaque salarié concerné (dénonçable dans les 8 jours) qui peut ainsi refuser de partir en formation hors temps de travail. Ce refus ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement.

L'employeur doit assurer la protection sociale du salarié (accidents du travail et maladies professionnelles).

Une action de formation organisée à distance, en tout ou partie, doit comprendre :

• Une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours ;
• Une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne ;
• Des évaluations qui jalonnent ou concluent l'action de formation.

Une action de formation en situation de travail (AFEST) doit comprendre :

• L'analyse de l'activité de travail pour, le cas échéant, l'adapter à des fins pédagogiques ;
• La désignation préalable d'un formateur pouvant exercer une fonction tutorale ;
• La mise en place de phases réflexives, distinctes des mises en situation de travail et destinées à utiliser à des fins pédagogiques les enseignements tirés de la situation de travail, qui permettent d'observer et d'analyser les écarts entre les attendus, les réalisations et les acquis de chaque mise en situation afin de consolider et d'expliciter les apprentissages ;
• Des évaluations spécifiques des acquis de la formation qui jalonnent ou concluent l'action.

Plus d'infos sur l'AFEST dans notre dossier.

Les salariés qui suivent une action dans le cadre du plan de développement des compétences de leur entreprise sont en mission professionnelle et le temps passé à ce titre constitue un temps effectif de travail. Le contrat de travail continue de produire ses effets (exécution normale du contrat) :

Rémunération : les heures réalisées pendant le temps de travail sont rémunérées comme si les salariés étaient à leur poste de travail. Il n'y a ni rémunération, ni allocation de formation pour les heures effectuées hors temps de travail.
L'employeur doit maintenir la protection sociale des salariés.

Les frais de formation (ou de bilan ou de VAE), les frais annexes (déplacement, repas, hébergement) doivent être pris en charge par leur employeur.

Les salariés continuent d’acquérir des droits aux congés payés et à l’ancienneté. Ils restent électeurs et éligibles aux différentes fonctions représentatives dans l’entreprise.

Ils ne peuvent pas refuser un départ en formation sauf pour un bilan de compétences, une VAE ou pour suivre une formation hors temps de travail. Le refus pourrait justifier des sanctions disciplinaires.
Ils doivent être assidus à la formation et pouvoir justifier de toute absence éventuelle, de la même manière qu’à leur poste de travail, c’est-à-dire pour un motif reconnu légitime (maladie, maternité...).

Les salariés peuvent demander à leur employeur d’intégrer dans leur plan de développement des compétences une demande individuelle de bilan, de VAE ou de formation, notamment au titre du dispositif Pro-A (voir fiche n° E 1.4). L’employeur n’est cependant pas obligé d’accepter. Voir aussi notre fiche sur le CPF (voir fiche n° E 1.2).

Pour élaborer son plan de développement des compétences, l’employeur peut s’appuyer sur les entretiens professionnels et solliciter son OPCO qui peut l'accompagner dans l'analyse et la définition de ses besoins de formation et pour améliorer l'information et l'accès des salariés à la formation. 

L'appui et le cas échéant la prise en charge par l'OPCO de tout ou partie des frais engagés par l'employeur au titre du plan sont réservés aux employeurs de moins de 50 salariés, sous réserve des ressources de l'OPCO et de ses règles d'intervention. Celui-ci peut prendre en charge :

• le coûts des actions de formation, de bilan et de VAE 
• la rémunération et les charges sociales légales et conventionnelles des salariés bénéficiaires, dans la limite du Smic horaire par heure de formation, selon les modalités définies par l'OPCO
• les frais de transport, de restauration et d'hébergement afférents à l'action suivie
• les frais de garde d'enfants ou de parents à charge pour les actions suivies en tout ou partie hors temps de travail
• les coûts des diagnostics et d'accompagnement en vue de la mise en œuvre d'actions de formation
• les coûts de formation engagés pour faire face à de graves difficultés économiques conjoncturelles (accord de branche nécessaire).

Les conditions de prise en charge peuvent être différenciées selon les modalités de formation composant le parcours pédagogique (présentiel, à distance, en situation de travail...).
Un échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement des actions de formation peut être convenu avec l'OPCO, assorti d'une avance qui ne peut pas être supérieur à 30 % du prix convenu.

L'Opco s'assure de l'exécution des actions qu'il finance dans le cadre d'un contrôle de service fait à partir des pièces transmises lors de la demande de prise en charge, de son accord de financement ainsi que des factures relatives à la prestation réalisée, des relevés de dépenses supportées par l'employeur (accompagnés des pièces comptables correspondantes) et du certificat de réalisation établi par le dispensateur de l'action.

Les employeurs de 50 salariés et plus, qui versent à l'OPCO une contribution volontaire ou conventionnelle (définie par la branche) peuvent, le cas échéant bénéficier des services correspondants tels que définis par l'OPCO ou la branche pour l'usage de cette contribution.

Le plan de développement des compétences peut aussi, selon les projets, être financé avec l’appui de l’Etat (EDEC, AME Entreprise) ou de la Région. Des aides au conseil peuvent être demandées pour recourir à des consultants (voir fiche B 1.2).
Une action peut aussi être co-financées par la Caisse des dépôts lorsque le salarié mobilise son CPF avec un abondement de son employeur (voir fiche n° E 1.2).

En cas de financement public ou paritaire (OPCO, CDC...), l'achat d'une prestation par l'employeur (formation, bilan, VAE) doit donner lieu à une convention de formation mentionnant l'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action. Elle doit aussi indiquer le prix de l'action et les modalités de règlement.
Un bon de commande ou un devis approuvé peut tenir lieu de convention s'il comportant les mentions obligatoires d'une convention.