Les fiches techniques juridiques


FICHE I 1.5-1

juillet 2020

I. Prestataires de formation

 

Qualité des actions et certification Qualiopi des prestataires (2022)

L'obligation de certification

A compter du 1er janvier 2022, pour bénéficier de financements publics ou mutualisés, les prestataires d'actions de développement des compétences devront avoir obtenu la certification Qualiopi délivrée par un organisme accrédité ou une instance de labellisation habilitée, sur la base de critères définis par décret et d'un référentiel national de certification. Ils peuvent dès à présent demander cette certification nationale.

Les organismes financeurs devront :

  • procéder à des contrôles afin de s'assurer de la qualité des formations effectuées. Leurs contrôles pourront être mutualisés.
  • effectuer tout signalement utile et étayé sur la qualité des actions auprès du ministre chargé de la formation professionnelle qui pourra en informer l'organisme ou l'instance qui a délivré la certification.
  • veiller à l'adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation, à l'ingénierie pédagogique déployée par le prestataire, à l'innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d'exploitation comparables pour des prestations analogues..

Au-delà, ils continueront de fixer leurs priorités et critères de prise en charge ainsi que les clauses contractuelles, notamment en matière de service fait : la certification n'est pas une garantie de financement.

Prestataires et actions concernés

Sont concernés tous les organismes et établissements qui réalisent des actions de développement des compétences financées sur fonds publics ou mutualisés (Etat, Région, Pôle emploi, Agefiph, CDC, OPCO et Transitions Pro) :  formations, VAE, bilans de compétences, actions dispensées par apprentissage, les actions prises en charge par les OPCO au titre des cotisations conventionnelles ou volontaires versées par les employeurs.
Ces organismes et établissements doivent disposer d'un numéro de déclaration d'activité ou en cours d'enregistrement.
Pour les organismes implantés sur plusieurs sites, la certification porte sur l'ensemble des sites. 

Les CFA préexistants à la loi du 5 septembre 2018 ainsi que les établissements d'enseignement secondaire publics et privés sous contrat ayant déclaré un CFA étaient déjà soumis à l'obligation de certification pour les actions dispensées par apprentissage au 31 décembre 2021.

Les organismes sous-traitants et formateurs en portage salarial doivent garantir le respect des critères Qualité auprès de leur donneur d’ordre responsable de la prestation auprès du financeur. Les contrats de sous-traitance doivent ainsi comporter tous les éléments utiles à cette fin.

Les employeurs qui effectuent des formations internes ou qui ne recourent pas à un financement public ou paritaire ne sont pas soumis au respect des critères Qualité et à la certification. La DGEFP leur conseille cependant de s'en inspirer fortement.

Les établissements d'enseignement supérieur publics accrédités par le ministre chargé de l'enseignement supérieur ainsi que certains établissements d'enseignement supérieur privés sont réputés avoir satisfait à l'obligation de certification Qualité.

Certificateurs et délivrance de la certification

La certification Qualiopi est délivrée pour 3 ans par :

  • des organismes certificateurs accrédités par le Cofrac (consulter la liste régulièrement actualisée)
  • ou des instances de labellisation habilitées par France compétences (voir la liste).

Ces organismes et instances doivent mettre en oeuvre des modalités d'audit et apprécier le respect des critères Qualité par les prestataires candidats à la certification, sur la base d'un référentiel national (voir plus bas).

Pour les organismes ayant obtenu, avant le 1er janvier 2021, la certification Qualiopi, la durée de validité de la certification est de 4 ans (au lieu de 3 ans),

Le prestataire désirant être certifié est libre de choisir l'organisme ou l'instance qui pourra l'auditer pour obtenir la certification.

La certification peut être suspendue ou retirée par l'organisme ou l'instance qui l'a délivrée, notamment suite au signalement d'un financeur ou à un audit de surveillance réalisé par le certificateur.

Les critères Qualité

Les critères auxquels doivent satisfaire les prestataires d'actions concourant au développement des compétences sont :

  • Les conditions d'information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
  • L'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
  • L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en œuvre ;
  • L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en œuvre ;
  • La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
  • L'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
  • Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Les organismes qui obtiennent la certification Qualiopi avant le 1er janvier 2022 sont réputés satisfaire aux critères qualité du décret du 30 juin 2015 en vigueur jusqu'au 31 décembre 2021.

Appréciation des critères et audits Qualité

Le référentiel national fixe 32 indicateurs d'appréciation des critères Qualité dont 10 indicateurs spécifiques aux actions de formation, de bilan, de VAE et d'apprentissage (lire le guide de lecture du référentiel).

Il définit les modalités d'audit que doivent mettre en oeuvre par les certificateurs. La procédure de certification comprend :

  • un audit initial effectué sur place pour vérifier que les actions répondent aux exigences requises. Le candidat doit fournir au certificateur :
    - sa raison sociale et les coordonnées d'un contact identifié ;
    - son numéro de déclaration d'activité (ou la copie de la demande d'enregistrement datant de moins de 3 mois) ;
    - les catégories d'actions concernées par la certification (formation, bilan, VAE, apprentissage) ;
    - la liste exhaustive des sites dépendant du numéro de déclaration d'activité ;
    - un organigramme de l'organisme lorsque celui-ci a plus de 3 salariés en CDI ;
    - les preuves de certifications déjà obtenues, leur validité et périmètre ;
    - la période souhaitée pour l'audit ;
    - le dernier bilan pédagogique et financier disponible.

    La non-conformité au référentiel peut être mineure ou majeure. Une non-conformité mineure (prise en compte partielle d'un indicateur) ne remet pas en cause la qualité de la prestation délivrée, contrairement à la non-conformité majeure.
    L'existence d'au moins 5 non-conformités mineures non levées à la prise de décision du certificateur constitue une non-conformité majeure. La certification ne peut pas être délivrée tant qu'il reste une non-conformité majeure non levée.

    L'audit initial réalisé avant le 1er janvier 2021 peut être réalisé à distance. Dans ce cas, l'audit de surveillance devra être réalisé sur site.

  • un audit de surveillance pour s'assurer de la bonne application du référentiel national qualité (réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant l'obtention de la certification)
    Suite à cet audit qui peut se faire à distance, la certification peut être suspendue ou retirée :
    - au regard de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées,
    - en cas de non conformités majeures non levées sous 3 mois
    - en cas de non conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l'organisme n'a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.

    L'audit de surveillance des organismes ayant obtenu la certification avant le 1er janvier 2021 est réalisé entre le 14e et le 28e mois suivant la date d'obtention de la certification.

  • un audit de renouvellement durant la 3ème année lorsque le prestaire demande à renouveler sa certification. Il est réalisé sur place avant la date d’échéance de certification.

    Pour les organismes ayant obtenu, avant le 1er janvier 2021, la certification qualité Qualiopi, l'audit de renouvellement s'effectuera au cours de la 4ème année de validité de la certification, avant son expiration.

La durée de ces audits varie selon le chiffre d'affaires, les catégories d’actions pour lesquelles il veut être certifié et le nombre de sites concernés (voir l'arrêté).

L'organisme qui dispose d'une certification ou d'un label qualité inscrit sur la liste de l'ex-Cnefop (et en cours de validité au moment de sa demande de certification Qualiopi) peut demander une durée minorée de l'audit initial. L'audit ne concerne alors que certains indicateurs.

L'organisme candidat ayant reçu un refus de certification ne peut pas déposer une nouvelle demande avant un délai de 3 mois. Ce délai passé, il doit indiquer au certificateur les non-conformités qui lui ont été signalées et démontrer qu'elles ont été résolues.

Textes de référence

Code du travail : articles L 6316-1 à 5 et R 6316-1 à 7
Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 (référentiel national) et arrêté du 6 juin 2019 (audits) - Ordonnance du 1er avril 2020 (Crise sanitaire) - Décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020