Les fiches techniques juridiques

La VAE est un droit permettant à toute personne engagée dans la vie active (salarié, demandeur d’emploi, travailleur indépendant, bénévole...) de faire valider les acquis de son expérience, notamment professionnelle, pour acquérir une certification professionnelle, ou certains blocs de compétences (expérimentation jusque fin 2021).

Les certifications professionnelles (et les blocs de compétences qui les constituent) accessibles par la VAE émanent d'un certificateur, autorité responsable de la certification (ministère, université, école, organisme privé, branche professionnelle, etc.). Elles attestent d'une "qualification" c'est-à-dire de capacités à réaliser des activités professionnelles, définies dans un "référentiel".
C’est sur ce référentiel que s’appuie le dispositif VAE ; le candidat ayant à attester du lien entre son expérience et un référentiel de certification.

Ces certifications doivent être inscrites au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP : www.certificationprofessionnelle.fr) géré par France Compétences. Il s’agit de diplômes et titres à finalité professionnelle et de certains certificats de qualification professionnelle (CQP).

Peuvent être prises en compte les compétences acquises dans l’exercice d'activités professionnelles salariées ou non, d'activités syndicales, bénévoles ou de volontariat, de sport de haut niveau ou dans l'exercice d'un mandat électoral local ou d'une fonction élective locale, en rapport direct avec le contenu de la certification visée.

La durée minimale d’activités exercées de façon continue ou non, requise pour déposer une demande de VAE est de 1 607 heures.

Ces activités peuvent être de natures différentes : travail, bénévolat, activités réalisées en formation initiale ou continue.

Peuvent être pris en compte à ce titre : les périodes de formation en milieu professionnel, les PMSMP, les stages pratiques, les périodes en entreprise des POE ainsi que les périodes d'activité réalisées en milieu professionnel avec l'accompagnement d'un tuteur dans le cadre d'un contrat d'apprentissage, d'un contrat de professionnalisation ou d'un contrat de travail aidé (CUI).

La durée de ces activités réalisées en formation initiale ou continue doit représenter moins de la moitié des activités prises en compte.

Toute personne peut bénéficier gratuitement d'une information sur les principes, les modalités de mise en œuvre et de financement de la VAE et d'un conseil sur l'identification des certifications en rapport direct avec son expérience, le cas échéant, en s'appuyant sur un bilan de compétences.

La Région Nouvelle-Aquitaine a organisé sur son territoire un réseau de Points Régionaux Conseil VAE (PRC VAE) qui propose un service individuel de proximité. Ce service d'information et de conseil est financé par la Région. 
Voir les coordonnées des PRC par département ou appeler au 05 57 57 55 66

Au PRC, la personne est reçue en entretien(s) individuel(s) sur rendez-vous, pour interroger la pertinence d'une démarche VAE par rapport à son projet professionnel et personnel.

Le conseiller l'aide à explorer son expérience, à identifier la ou les certifications adaptées à son/ses expériences et à trouver le ou les organismes certificateurs adaptés. Il lui présente les pistes de financement possibles.
Dans certains cas, un second entretien peut être nécessaire. Tout au long du parcours de VAE, le candidat peut reprendre contact avec le conseiller du PRC.

Si la VAE n'est pas la réponse adaptée au projet, la personne est conseillée et réorientée vers d'autres dispositifs (bilans de compétences, formation...).

En amont de l'entretien individuel, des réunions d’information publiques et des permanences sont régulièrement organisées sur chaque territoire pour présenter le dispositif VAE.

Pour entrer officiellement dans une démarche de VAE, le candidat à la VAE doit constituer un dossier de recevabilité (Livret 1) et l'adresser au ministère ou à l'organisme certificateur. Ce dossier comprend :

• Un formulaire de candidature (Cerfa n° 12818*02 et sa notice) avec la signature du demandeur
• Les documents justifiant de son éligibilité (nature et durée des activités exercées, certifications et attestations de formation et de blocs de compétences) ;
• Les documents supplémentaires requis par le référentiel de la certification visée.

Le certificateur peut proposer au candidat une aide gratuite à la constitution de son dossier de recevabilité. Une assistance au dépôt d'une demande de recevabilité peut aussi être proposée dans le cadre d'un accompagnement collectif à la VAE financé par l'Etat ou la Région lorsque les personnes accompagnées n'ont pas atteint un niveau 4 ou que leurs emplois sont menacés.

Par année civile, un candidat ne peut déposer qu'un seul dossier  pour la même certification et pas plus de 3 dossiers pour des certifications différentes. 

A réception du dossier, le ministère ou l'organisme certificateur indique, le cas échéant, au candidat la ou les pièces manquantes.
Après examen du dossier, le ministère ou l'organisme certificateur notifie sa décision au candidat dans les 2 mois suivant la réception du dossier complet. Cette notification comprend le résultat de l'analyse des écarts entre les activités déclarées et le référentiel d'activités de la certification visée. Elle peut comporter des recommandations, relatives notamment aux formations complémentaires. A défaut de réponse dans le délai, la recevabilité de la demande de VAE est acceptée. 

Si la réponse est favorable, la durée de validité de la recevabilité est précisée. A l'expiration de cette durée, le candidat doit renouveler sa demande ou, en accord avec le certificateur, la proroger si le référentiel de la certification est inchangé.
Le certificateur doit proposer au candidat une date de session d'évaluation dans les 12 mois suivant la notification.

L’accord de recevabilité obtenu, le candidat doit constituer son dossier VAE (livret 2) en s’appuyant sur le référentiel de la certification. Il explicite les connaissances, compétences et aptitudes mobilisées en y détaillant son ou ses expérience(s) et ses formations.
Ce dossier doit être adressé au certificateur, dans les délais et les conditions fixés par celui-ci.

Le candidat peut bénéficier d’un accompagnement dans la préparation de son dossier. Cet accompagnement facultatif est une aide méthodologique proposée en fonction de ses besoins. Il comprend :

• une aide méthodologique à la description des activités et de l'expérience correspondant aux exigences du référentiel de la certification visée,
• une aide à la formalisation du dossier de validation,
• une aide à la préparation de l'entretien avec le jury et le cas échéant à la mise en situation professionnelle.
• si besoin, une assistance à l'orientation vers une formation complémentaire requise au regard d'activités manquantes dans le parcours du candidat pour la VAE visée et la recherche de financement de cette formation.

L'accompagnement est réalisé soit par le valideur, soit par un organisme de formation.
Des modalités de prise en charge sont prévues pour cette étape, qui est payante (voir Fiche n° G 3.1).

Toute personne qui souhaite être accompagnée doit bénéficier d'une information sur les conditions d'accueil, les modalités et méthodes utilisées par l'organisme intervenant ainsi que sur les certifications qualité qu'il détient.

L'Etat ou la Région peuvent financer, le cas échéant avec les branches professionnelles, des actions d'accompagnement collectif à la VAE.

En Nouvelle-Aquitaine, la Région (ou Pôle emploi dans la limite de 20 h pour certaines certifications) finance des prestations d'accompagnement pour les demandeurs d'emploi (indemnisés ou non), les bénévoles et les personnes en congé parental. L'orientation vers les prestataires retenus par la Région est réalisée par les PRC VAE.
Cet accompagnement (facultatif) se déroule en 2 étapes :

• La préparation du dossier (de 8 à 14 h sur 6 mois maximum)
• La préparation à l’entretien avec le jury (2 à 3 heures dans les 2 mois précédant le passage en jury).

En cas de difficulté particulière pour élaborer le dossier, un complément d’heures est possible. Une prolongation de l’accompagnement au-delà de 6 mois peut être demandée.
Si l’expérience est jugée insuffisante pour délivrer le diplôme, l’accompagnement peut se poursuivre par un nouveau rendez-vous (1h 30 maximum) dans les 2 mois après la décision du jury.
Pour finaliser une VAE, une formation complémentaire peut être envisagée. L’organisme d’accompagnement et/ou le conseiller du PRC peut suggérer des formations pertinentes, en accord avec Pôle emploi.

Le dossier de VAE est examiné par un jury composé de professionnels et d’enseignants ou formateurs dont au moins deux représentants qualifiés des professions, représentant au moins un quart des membres du jury. Le candidat peut être reçu pour présenter son dossier et préciser, si nécessaire et à la demande du jury, certains points de son expérience. Une mise en situation professionnelle réelle ou reconstituée peut être demandée.
Au terme de l’entretien ou de la mise en situation, le jury délibère et décide d’accorder totalement, partiellement ou pas du tout la certification. La décision du jury est souveraine. Elle est notifiée au candidat par le certificateur.

Validation partielle : Les parties de certification délivrées permettent l'acquisition d'un ou plusieurs blocs de compétences. Elles sont obtenues de manière définitive et font l'objet d'attestations de compétences remises au candidat.
Celui-ci peut retourner au PRC VAE pour étudier la suite de sa démarche de VAE, en fonction des éventuelles préconisations du jury. Ce nouvel entretien lui permet d'établir un parcours (nouvelle expérience, formation, orientation) pour valider la ou les parties manquantes et obtenir la totalité de la certification visée (ou retravailler son parcours en cas d’échec).

La VAE ne peut être réalisée dans différents cadres juridiques et sous des statuts différents : salariés, agents publics, demandeurs d'emploi, travailleurs non salariés... Voir notre fiche sur les financements de la VAE.

Lorsque la VAE n'est pas réalisée à l'initiative du bénéficiaire, elle ne peut être mise en oeuvre qu'avec le consentement du travailleur. Aussi un salarié peut refuser une VAE demandée et financé par son employeur. Ce refus ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement.

Les informations demandées au bénéficiaire d'une action de VAE doivent impérativement présenter un lien direct et nécessaire avec l'objet de la validation. Les informations communiquées par le candidat dans le cadre de sa demande de validation sont confidentielles. Leur divulgation peut être sanctionnée (articles 226-13 et 226-14 du code pénal).