Puis-je fermer la session aux candidatures ?
Oui si vous êtes organisme Formateur - au niveau de la session- ou Responsable de l'action / du marché.
Vous pouvez fermer la session aux candidatures en modifiant la date limite d'inscription ou en diminuant le coefficient nombre de candidatures possibles (différent selon le dispositif de formation). ce coefficient multiplié par le nombre de place détermine le volume de candidatures possibles.
Dans le cas où la date limite d'inscription est atteinte avant le volume maximal, la préinscription est fermée.
La date limite d'inscription peut être modifiée mais doit rester cohérente pour assurer une égalité d'accès au recrutement sur la formation pour un maximum de candidats.
La date limite d'inscription est, au plus tôt, positionnable 30 jours avant le début de la session.
Puis-je rouvrir la session aux candidatures ?
Oui si vous êtes organisme Formateur-au niveau de la session- ou Responsable de l'action du marché.
Vous pouvez rouvrir la session en modifiant la date limite d'inscription ou en augmentant le quota de candidatures possibles (différent selon les dispositifs).
L'organisme de formation peut augmenter le nombre de candidatures en modifiant le coefficient multiplicateur au niveau de
la session (sauf pour HSP). Par exemple, j'ai une capacité d'accueil déclarée à 10 places, je recevrais au minimum 2 fois plus de candidatures. Je peux modifier ce coefficient pour que les prescripteurs puissent saisir plus de candidatures : si je saisis un coefficient à 6, je pourrais alors accepter 60 candidatures.
Si je modifie la date limite d'inscription en la repoussant, la session sera de nouveau ouverte aux candidatures (sous réserve que le nombre de candidatures ne soit pas atteint).
Attention, cette limite ne doit pas dépasser la date d'entrée tardive en formation pour garantir un parcours minimum à chaque candidat.
Avis de recrutement : Quelles règles, exceptions, modifications ?
Quelle est la règle générale appliquée ? - Lorsqu’un organisme de formation saisit un avis de recrutement (retenu / non retenu) sur une candidature, cet avis est définitif dès l’instant où il est validé.
Y-a-t-il une exception à cette règle ? - Uniquement si la candidature est non retenue pour motif de session complète. L’organisme de formation peut modifier l’avis « non retenu » pour « session complète » en « retenu » jusqu’à la date limite d’entrée en formation sur la session.
Que se passe-t-il lorsqu’un avis de recrutement est validé ?
Après validation de l’avis de recrutement dans RAFAEL (Cap Métiers Nouvelle Aquitaine) il est transmis le soir même de façon définitive aux services de la Région, EOS (pour les candidatures retenues uniquement et issues du PRF) ainsi qu'à Pôle emploi, (Aude Formation) pour les candidatures retenues et non retenues réalisées par les conseillers pole emploi.
-> C’est pourquoi il est impossible de modifier l’état d’un avis de recrutement dans notre système après cette transmission que ce soit par l’organisme de formation recruteur ou par les services de Cap Métiers NA.
Un organisme a-t-il un délai pour gérer les avis de recrutement ?
L’organisme peut rendre l’avis de recrutement jusqu’à trois semaines après la fin de la session de formation. Une alerte automatique est envoyée une semaine avant la fin de ce délai.
Si les candidatures n'ont pas été traitées avant ce délai, elles passent en avis non transmis.
Quand une absence est non justifiée, une autre convocation est-elle possible ?
Non la candidature sera automatiquement refusée.
Lorsqu'un candidat préinscrit sur une formation ne s'est pas présenté à la convocation de l'organisme, et n'a pas donné de justificatif, il ne sera pas convoqué à nouveau.
Quand une absence est justifiée, une autre convocation est prévue, jusqu'à trois au maximum. Ces décisions ont été arrêtées par le comité régional sur la préinscription.
Une candidature annulée par un prescripteur libère-t-elle une place ?
Oui quand un prescripteur annule une candidature validée, une place est libérée.
Il ou elle peut annuler une candidature jusqu'à la date de fin de session ou jusqu’à ce que l’organisme donne un avis de recrutement.
Par contre une candidature "non retenue" n'augmente pas le nombre de candidatures possibles et ne libère pas de place pour les dispositifs HSP .
Quand un avis de recrutement est négatif, l'organisme peut-il revenir sur la décision ?
Le refus pour motif de session complète est le seul motif permettant de revenir sur un avis de recrutement négatif.
Dans ce cas, l'organisme de formation peut revenir sur cette décision et retenir une candidature, jusqu'à la date d'entrée tardive en formation uniquement.
Sinon, il faut refaire une candidature pour indiquer "retenu" au lieu de "non retenu".
Quels champs dois-je remplir pour rendre un avis sur une candidature?
Pour rendre un avis sur une candidature vous devez tout d'abord indiquer la date de convocation (sauf pour le dispositif HSP) et la présence ou non du/de la candidat.e.
En cas d'absence justifiée vous pourrez re-convoquer la personne (deux fois supplémentaires) mais si l'absence est notée comme injustifiée, le refus de la candidature est automatique.
Si la personne est noté présente vous pouvez indiquer si le recrutement est accepté ou non :
-Pour un recrutement accepté il faudra obligatoirement compléter les dates d'entrée et de sortie prévisionnelles et le nombre d'heures hebdomadaires.
-Pour un recrutement refusé, il faudra indiquer le motif.
Je souhaite ouvrir ou fermer les inscriptions, comment faire?
Vous pouvez le faire depuis Rafael en modifiant (repousser ou reculer) la date limite d'inscription : cette date ne peut
dépasser la date d’entrée tardive, veillez à corriger cette donnée si besoin.
Une fois modifiée, il faut valider le formulaire (deux validations). Vous pouvez aussi intervenir sur le nombre de places mais depuis l'outil de la Région N-A EOS.
Je souhaite modifier le nombre de candidatures possibles sur mes formations
Le nombre de candidatures est déterminé par le nombre de
places (ou capacité d’accueil) multiplié par le coefficient. La capacité
d’accueil peut être modifiée mais uniquement dans EOS (outil du Conseil Régional) , le coefficient lui, peut être modifié pour augmenter les candidatures possibles sauf pour le dispositif HSP qui est obligatoirement à 1.
Quelles différences pour le dispositif HSP pour le traitement de mes candidatures
Pour
le dispositif HSP il n’y a plus de convocation et d'avis à rendre sur une
candidature (retenue ou non retenu). Mais
bien que ces formations soient accessibles sans sélection, il est important
d’éviter des blocages administratifs. Par exemple pour une formation
nécessitant que le ou la candidat.e possède un permis B, l’organisme pourra
indiquer le motif de non-conformité si le document ne peut être fourni. Il existe deux
motifs pour refuser une candidature : la non-conformité administrative et le
fait que le ou la candidat.e soit injoignable.
Que dois-je indiquer dans Heures prévisionnelles hebdomadaires ?
Il
faut indiquer dans ce champ le volume horaire, par semaine, qui devrait être réalisé par
le/la stagiaire
Que se passe-t-il si je refuse le ou la candidat.e sur le dispositif HSP?
Le refus d’une candidature
doit être motivé, pour les formations HSP il existe deux motifs pour refuser une candidature : la
non-conformité administrative (document administratif manquant par rapport aux
prérequis notamment) et le fait que le ou la candidat.e soit injoignable. Si vous choisissez "non conformité administrative" le refus
doit obligatoirement être commenté dans le champ prévu. Ces informations sont
automatiquement transmises à la Région.
Comment saisir les points d’entrées ? à quoi servent-ils ?
C’est dans l’outil EOS que vous pourrez saisir ces
points d’entrée si vos sessions sont en entrées sorties séquencées. Ils
permettent d’indiquer des périodes d’entrée en formation mais cela reste à
titre indicatif il sera possible de faire rentrer un.e stagiaire à des dates choisies
et différentes.
Que signifient les points d’entrée ? est-il obligatoire de rentrer en formation à une de ces dates ?
Non, les points d’entrée sont indiqués pour information, l'organisme pourra convenir d'une date d'entrée différente avec le ou la stagiaire.