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FAQ RAfael : Gérer les candidatures - organisme de formation

FAQ Rafael

Gérer les candidatures - organisme de formation

Questions fréquentes

Organisme de formation, découvrez comment gérer les avis sur les candidatures.

Général

Puis-je fermer la session aux candidatures ?

Oui si vous êtes organisme Formateur - au niveau de la session- ou Responsable de l'action / du marché.
Vous pouvez fermer la session aux candidatures en modifiant la date limite d'inscription ou en diminuant le coefficient nombre de candidatures possibles (différent selon le dispositif de formation).

ce coefficient multiplié par le nombre de place détermine le volume de candidatures possibles.

Dans le cas où la date limite d'inscription est atteinte avant le volume maximal, la préinscription est fermée.
La date limite d'inscription peut être modifiée mais doit rester cohérente pour assurer une égalité d'accès au recrutement sur la formation pour un maximum de candidats.
La date limite d'inscription est, au plus tôt, positionnable 30 jours avant le début de la session.

Pas de modification possible pour le dispositif HSP.


Puis-je rouvrir la session aux candidatures ?

Oui si vous êtes organisme Formateur-au niveau de la session- ou Responsable de l'action du marché.
Vous pouvez rouvrir la session en modifiant la date limite d'inscription ou en augmentant le quota de candidatures possibles (différent selon les dispositifs).

L'organisme de formation peut augmenter le nombre de candidatures en modifiant le coefficient multiplicateur au niveau de la session (sauf pour l'HSP).
Par exemple, j'ai une capacité d'accueil déclarée à 10 places, je recevrais au minimum 2 fois plus de candidatures. Je peux modifier ce coefficient pour que les prescripteurs puissent saisir plus de candidatures :  si je saisis un coefficient à 6, je pourrais alors accepter 60 candidatures.

Si je modifie la date limite d'inscription en la repoussant, la session sera de nouveau ouverte aux candidatures (sous réserve que le nombre de candidatures ne soit pas atteint).
Attention, cette limite ne doit pas dépasser la date d'entrée tardive en formation pour garantir un parcours minimum à chaque candidat.

Avis de recrutement : Quelles règles, exceptions, modifications ?

Quelle est la règle générale appliquée ? - Lorsqu’un organisme de formation saisit un avis de recrutement (retenu / non retenu) sur une candidature, cet avis est définitif dès l’instant où il est validé.

 Y-a-t-il une exception à cette règle ?  - Uniquement si la candidature est non retenue pour motif de session complète. L’organisme de formation peut modifier l’avis « non retenu » pour « session complète » en « retenu » jusqu’à la date d’entrée tardive en formation.

Que se passe-t-il lorsqu’un avis de recrutement est validé ?

Après validation de l’avis de recrutement dans RAFAEL (Cap Métiers Nouvelle Aquitaine) il est transmis le soir même de façon définitive aux services de la Région, EOS (pour les candidatures retenues uniquement et issues du PRF/HSP) ainsi qu'à France Travail, (Aude Formation) pour les candidatures retenues et non retenues réalisées par les conseillers France Travail .
-> C’est pourquoi il est impossible de modifier l’état d’un avis de recrutement dans notre système après cette transmission que ce soit par l’organisme de formation recruteur ou par les services de Cap Métiers NA.

Un organisme a-t-il un délai pour gérer les avis de recrutement ?

L’organisme peut rendre l’avis de recrutement jusqu’à trois semaines après la fin de la session de formation. Une alerte automatique est envoyée une semaine avant la fin de ce délai.
Si les candidatures n'ont pas été traitées avant ce délai, elles passent en avis non transmis.

Quand une absence est non justifiée, une autre convocation est-elle possible ?

Non la candidature sera automatiquement refusée.
Lorsqu'un candidat pré inscrit sur une formation ne s'est pas présenté à la convocation de l'organisme, et n'a pas donné de justificatif, il ne sera pas convoqué à nouveau.
Quand une absence est justifiée, une autre convocation est prévue, jusqu'à trois au maximum. Ces décisions ont été arrêtées par le comité régional sur la préinscription.

Une candidature annulée par un prescripteur libère-t-elle une place ?

Oui quand un prescripteur annule une candidature validée, une place est libérée.
Il ou elle peut annuler une candidature jusqu'à la date de fin de session ou jusqu’à ce que l’organisme donne un avis de recrutement.

Par contre une candidature "non retenue" n'augmente pas le nombre de candidatures possibles et ne libère pas de place sauf pour le dispositif/mesure  HSP 1er niveau de qualification et à partir de 2025, sur l'HSP socle.


Quand un avis de recrutement est négatif, l'organisme peut-il revenir sur la décision ?

Le refus pour motif de session complète est le seul motif permettant de revenir sur un avis de recrutement négatif.
Dans ce cas, l'organisme de formation peut revenir sur cette décision et retenir une candidature, jusqu'à la date d'entrée tardive en formation uniquement.

Sinon, il faut refaire une candidature pour indiquer "retenu" au lieu de "non retenu".


Quels champs dois-je remplir pour rendre un avis sur une candidature?

Pour rendre un avis sur une candidature vous devez tout d'abord indiquer la date de convocation (sauf pour le dispositif HSP) et la présence ou non du/de la candidat.e.

En cas d'absence justifiée vous pourrez re-convoquer la personne (deux fois supplémentaires) mais si l'absence est notée comme injustifiée, le refus de la candidature est automatique.

Si la personne est noté présente vous pouvez indiquer si le recrutement est accepté ou non :

-Pour un recrutement accepté il faudra obligatoirement compléter les dates d'entrée et de sortie prévisionnelles et le nombre d'heures hebdomadaires.

-Pour un recrutement refusé, il faudra indiquer le motif.

Je souhaite modifier le nombre de candidatures possibles sur mes formations

Le nombre de candidatures est déterminé par le nombre de places (ou capacité d’accueil) multiplié par le coefficient. La capacité d’accueil peut être modifiée mais uniquement dans EOS (outil du Conseil Régional) , le coefficient lui, peut être modifié pour augmenter les candidatures possibles sauf pour le dispositif HSP qui est obligatoirement à 1.

Quelles différences pour le dispositif HSP pour le traitement de mes candidatures

Pour le dispositif HSP il n’y a pas de convocation et d'avis à rendre sur une candidature (retenue ou non retenu). Mais bien que ces formations soient accessibles sans sélection, il est important d’éviter des blocages administratifs. Par exemple pour une formation nécessitant que le ou la candidat.e possède un permis B, l’organisme pourra indiquer le motif de non-conformité si le document ne peut être fourni. Il existe deux motifs pour refuser une candidature : la non-conformité administrative et le fait que le ou la candidat.e soit injoignable.

Sur l'HSP 1er niv de qualification (et sur le Socle dès 2025), une candidature en non conformité administrative libérera une nouvelle place sur le point d'entrée en cours.

Que dois-je indiquer dans Heures prévisionnelles hebdomadaires ?

Il faut indiquer dans ce champ le volume horaire, par semaine, qui devrait être réalisé par le/la stagiaire

Que se passe-t-il si je refuse le ou la candidat.e sur le dispositif HSP?

Le refus d’une candidature doit être motivé, pour les formations HSP il existe deux motifs pour refuser une candidature : la non-conformité administrative (document administratif manquant par rapport aux prérequis notamment) et le fait que le ou la candidat.e soit injoignable. Si vous choisissez "non conformité administrative" le refus doit obligatoirement être commenté dans le champ prévu.

Comment saisir les points d’entrées ? à quoi servent-ils ?

C’est dans l’outil EOS que vous pourrez saisir ces points d’entrée pour le dispositif HSP. Ils permettent d’indiquer des périodes d’entrée en formation. Chaque point d'entrée doit être accompagné d'un effectif visé. Après saisie et validation des gestionnaires EOS ces données seront transmises à Rafael dans la nuit. 

Sur le moteur de recherche, l'affichage au niveau des sessions de formation indiquera le point d’entrée à venir à la place des dates du marché et déterminera la date limite d'inscription. L'effectif indiqué dans EOS permettra le calcul du nombre de candidatures possibles.

J'ai reçu un mail d'alerte pour traiter une /des candidatures qui vont basculer en "avis non transmis", comment les retrouver ?

Cette alerte est envoyée une semaine avant le passage automatique en « avis non transmis » et 2 semaines après la fin de formation.

Vous trouverez donc ces candidatures dans les onglets « sessions terminées » des parties gestion par candidatures ou gestion par sessions.


 

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