C’est le pôle emploi du lieu de l’établissement de l’employeur désirant recruter qui est compétent pour mobiliser ces dispositifs. En cas de recrutements pour des établissements multiples, la demande est de préférence à adresser au pôle emploi du lieu du siège social de l’entreprise.
Un plan de formation par bénéficiaire est élaboré avec l'aide de Pôle emploi et, le cas échéant, d'un organisme de formation extérieur. Pour la POEI, l'OPCO peut y participer s'il existe une convention cadre national OPCO-Pôle emploi.
Celui-ci décrit les objectifs pédagogiques et les compétences qu'il doit acquérir pour être en mesure d'occuper l'emploi offert. Il définit le contenu de la formation ainsi que les conditions pratiques de sa réalisation, notamment le lieu, l'intervention d'un organisme tiers, une formation à l'étranger, etc...
Un tuteur doit être désigné au sein de l'entreprise. C'est le référent du stagiaire dans le cadre de la formation.
Une convention doit être signée avant la formation par l'employeur, Pôle emploi et le cas échéant l'organisme de formation externe. Celle-ci précise les objectifs de cette formation, sa durée, ses modalités de financement ainsi que la date prévisionnelle et le type d'embauche qui en découle. Y est annexé le plan de formation. Si l'OPCO contribue au financement de la POEI, il sera également signataire.
L'employeur est tenu de signaler directement à Pôle emploi toute fin anticipée de stage, ainsi que les incidents de nature à modifier le montant des allocations mensuelles à verser au bénéficiaire, notamment à l'occasion d'incidents survenus pendant le stage et pouvant compromettre l'issue de la formation prévue : absence non autorisée, maladie, abandon de stage, etc... L'aide peut être versée au prorata des heures effectuées, après bilan et sur décision du conseiller.
A la fin de l'action de formation, et au plus tard 6 mois après, l'employeur doit adresser à Pôle emploi :
- le bilan de l'action signé par le stagiaire indiquant le type de contrat sur lequel l'intéressé est embauché,
- une copie du contrat de travail du demandeur d'emploi embauché,
- une facture accompagnée du relevé d'identité bancaire ou postal de l'entreprise.
Pour l'AFPR, si l'employeur est une entreprise de travail temporaire, il doit produire le ou les contrats de travail temporaire conclus avec le demandeur d'emploi. Il a 12 mois, à compter de la fin de l'action de formation, pour présenter sa facture accompagnée des justificatifs à Pôle emploi.
En l'absence d'embauche ou en cas d'embauche dans des conditions moins favorables, Pôle emploi décide du versement ou non de l'aide et le cas échéant, d'un renouvellement exceptionnel de la mesure. Le stagiaire non embauché est reçu en entretien pour actualiser son PPAE.