Les organismes qui assurent la continuité d’une formation à distance devront déclarer à la Région cette situation via le formulaire prévu à cet effet. Ils devront accompagner cette déclaration d'un plan d'actions indiquant les modalités retenues (utilisation d'une plateforme numérique, applications mobiles d'échanges, Moocs, tutorat à distance, envoi de cours et d'exercices à compléter,...). Tout élément de preuve doit être conservé dans l'attente de directives à venir.

Les organismes dans l'impossibilité de poursuivre une action ou de la transformer en formation à distance devront également déclarer cette situation via le formulaire. Dès qu'ils le pourront, ils devront adresser à la Région une proposition de nouvelle programmation qui prendra en compte la fin de de la période de confinement. Après accord de la Région, ils pourront saisir les nouvelles dates sous EOS.
Les organismes de formation ne pourront pas facturer cette période de suspension. Ils pourront néanmoins bénéficier de mesures de soutien.

Pour les actions programmées, mais non débutées, la Région recommande de reporter tout démarrage de nouvelle session de formation. Toutefois si le contenu de formation le permet et si les stagiaires ont déjà été recrutés, il est possible de faire une proposition de démarrage de la session. Les organismes devront déclarer à la Région cette situation via le formulaire ci-dessus, accompagnée d'un plan d'actions indiquant les modalités retenues.

De même dans le cadre de l'HSP 1er niveau de qualification. Lorsque des prescriptions ont déjà été enregistrées, il est recommandé de reporter le démarrage de l'action, sauf si l'organisme peut mettre en place un accueil et de la formation à distance.

L'ensemble des sessions de certifications en cours au 16 mars ou débutant postérieurement sont reportées. Les modalités d'organisation et de prise en charge de ces reports sont actuellement en cours d'examen.

Concernant le paiement des organismes, les réalisations passées effectivement réalisées sont facturables, les activités suspendues ne le sont pas. Les documents (factures et états liquidatifs) doivent être transmis par voie électronique uniquement, signés électroniquement ou scannés après signature à l'adresse prf@nouvelle-aquitaine.fr, copie à aline.schmaltz@nouvelle-aquitaine.fr,

Même si le paiement était trimestriel, les états liquidatifs peuvent être transmis mensuellement. Pour demander un paiement mensuel, l'état liquidatif devra être accompagné d'un courrier (par mail).

Concernant l’HSP 1er niveau de qualification, l'acompte prévu peut être facturé même si l'action est suspendue car l'organisme engage le travail d'ingénierie nécessaire, notamment entre mandataires et cotraitants
Source : Questions/Réponses Région du 20 mars 2020